POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

I.        Objeto Y Ámbito De Aplicación.

Altos Litigios S.A.S., en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”), con el propósito de establecer los lineamientos generales para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y demás actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales.

La presente Política es aplicable a todos los datos personales recolectados y tratados por Altos Litigios S.A.S, bien sea directamente o a través de terceros que actúen en calidad de encargados del tratamiento en desarrollo de relaciones comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole.

Esta Política se aplicará a todo tratamiento realizado en el territorio de la República de Colombia por Altos Litigios S.A.S., y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que se acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa o relacionada con el Tratamiento de Datos Personales, y en lo que corresponda, también se extenderá a operaciones de tratamiento efectuadas fuera del país, cuando se deriven de relaciones jurídicas sujetas a la legislación colombiana.

En esta Política de Tratamiento de Datos Personales, Altos Litigios S.A.S. detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta con el fin de proteger los Datos Personales de los Titulares, las finalidades del Tratamiento de la información, los derechos de los Titulares, el área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

Altos Litigios S.A.S., en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política, sólo recolecta y da Tratamiento a Datos Personales cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales. En los casos en que no sea necesaria una Autorización para el Tratamiento de Datos Personales, Altos Litigios S.A.S. también implementará las medidas necesarias para dar Tratamiento a la información conforme a las disposiciones vigentes.

2. Definiciones.

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias, tal como se transcriben a continuación:

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquéllos que revelen el origen racial o étnica, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido política, o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento y/o Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Política de Tratamiento de Datos Personales y/o Política: Se refiere al presente documento.
• Registro Nacional de Bases de Datos: significa el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento operado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Responsable del Tratamiento y/o Responsable: Corresponde a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales. En este caso, se trata de Altos Litigios S.A.S.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, así como también su Transferencia y/o Transmisión a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
• Transferencia: La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información de los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación a un tercero de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado en nombre y por cuenta del Responsable, para cumplir con las finalidades de este último.

3.Principios.

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales de Altos Litigios S.A.S. son:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente Política de Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;
  Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

4.Información Y Contacto Del Responsable Del Tratamiento

Altos Litigios S.A.S, identificada con Nit. 901.898.056-4, con domicilio principal en la ciudad de Medellín, con oficina principal en la Calle 53 No. 45 – 65, oficina 105 de la ciudad de Medellín. Correo electrónico: hablemos@altoslitigios.com, teléfono: +57 302 401 8388, página WEB www.altoslitigios.com

Autorización, Tratamiento Y Almacenamiento De Datos Personales.

Al momento de la recolección de Datos Personales, el Responsable del Tratamiento solicitará una autorización previa a los Titulares, informado sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento, salvo que se presente una de las excepciones contenidas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 para el efecto, no obstante, en caso de accederse a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones de la normativa vigente.

Altos Litigios S.A.S adelantará el Tratamiento de los Datos Personales que el Titular suministre voluntariamente. Para tales efectos, la Compañía podrá recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir y transferir los Datos Personales conforme a lo establecido en esta Política. Dicha información será utilizada exclusivamente por Altos Litigios S.A.S, sus empleados, consultores, asesores, filiales y socios comerciales o estratégicos expresamente autorizados por la Compañía, quienes requieran acceder a ella para el cumplimiento de las finalidades autorizadas. En todo caso, previa solicitud, Altos Litigios S.A.S. informará al Titular sobre las personas naturales o jurídicas autorizadas para el Tratamiento de sus Datos Personales.

En caso de requerir Datos Sensibles, Altos Litigios S.A.S informará previamente al Titular, al momento de la recolección, la naturaleza sensible de los datos solicitados y el tipo de información que se recolectará. El Tratamiento de Datos Sensibles se realizará únicamente bajo las siguientes condiciones: (i) consentimiento explícito y voluntario del Titular para fines específicos; (ii) cumplimiento de obligaciones legales; (iii) protección de intereses vitales del Titular o de terceros; (iv) cuando el Titular haya hecho públicos los datos; (v) formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones judiciales; (vi) razones de interés público esencial; o (vii) cuando sea obligatorio por disposición legal. Altos Litigios S.A.S cumplirá estrictamente con las limitaciones legales para el Tratamiento de Datos Sensibles, sin condicionar ninguna actividad a la entrega de estos datos. El acceso a Datos Sensibles estará estrictamente limitado al personal autorizado, garantizando los más altos estándares de seguridad y confidencialidad para salvaguardar la privacidad del Titular.

La autorización para el Tratamiento de Datos Personales podrá otorgarse por medio de: (i) documento escrito; (ii) manifestación oral; o (iii) conductas inequívocas que permitan deducir razonablemente el consentimiento del Titular.

Altos Litigios S.A.S conservará la prueba de las autorizaciones otorgadas de manera segura y confidencial, en cumplimiento con los principios de confidencialidad y privacidad establecidos en la normativa vigente.

6.Finalidades Del Tratamiento De Datos Personales.

Los Datos Personales que recolecta Altos Litigios S.A.S, son incluidos en una base de datos a la cual tiene acceso el personal autorizado de Altos Litigios S.A.S en ejercicio de sus funciones, advirtiendo que en ningún caso está autorizado el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos, y que le sean comunicados al Titular directamente a más tardar al momento de la recolección.

6.1. Finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los clientes de Altos Litigios S.A.S.

Los Datos Personales de los clientes de Altos Litigios S.A.S serán recolectados, almacenados, usados, circulados y suprimidos conforme a las siguientes finalidades:

1. Contactar al titular a través de medios físicos o electrónicos (como correo electrónico, llamadas, mensajes de texto, WhatsApp, entre otros) para gestionar todo lo relacionado con la relación contractual y obligacional derivada de los servicios jurídicos prestados, pero también para fines comerciales y publicitarios.
2. Conocer, almacenar y procesar la información suministrada por el titular en las bases de datos de la compañía, de acuerdo el cumplimiento de obligaciones legales y utilizando los medios más convenientes.
3. Realizar reportes y consultas de las obligaciones vigentes o en mora a las centrales de riesgo crediticio y operadores de información legalmente establecidos.
4. Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del titular de la información, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o cualquier otra finalidad que se derive del conocimiento de esta información.
5. Reportar a las centrales de riesgo u otros operadores de datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del titular de la información, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del titular de la información.
6. Realizar estudios de mercado, análisis estadísticos y encuestas de satisfacción, con el fin de mejorar la oferta de servicios.
7. Compartir información comercial, promocional y publicitaria sobre los servicios de Altos Litigios S.A.S.
8. Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control, en cumplimiento de obligaciones legales.
9. Podrá utilizar sistemas de videovigilancia y/o audiovigilancia dentro y fuera de las instalaciones, cuyas grabaciones podrán ser almacenadas, consultadas y utilizadas con fines de seguridad, prevención de incidentes, probatorias para cualquier asunto, o como soporte en investigaciones internas o requerimientos de autoridades competentes
10. Las demás que tienen el fin de desarrollar la relación comercial entre Altos Litigios S.A.S. y sus clientes y que sean propias de la naturaleza de este tipo de relaciones y sin perjuicio que, conforme a la Ley 1581 de 2012, pueda solicitar, modificar, eliminar y/o corregir la información reportada como titular de los datos personales suministrados.

 

6.2. Finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los proveedores y aliados comerciales o estratégicos de Altos Litigios S.A.S.

Los Datos Personales de los proveedores y aliados comerciales o estratégicos de Altos Litigios S.A.S. serán recolectados, almacenados, usados, circulados y suprimidos conforme a las siguientes finalidades:

1. Supervisar, controlar y hacer seguimiento a la correcta y debida ejecución de nuestra relación contractual.
2. Gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos asociados al cumplimiento de las obligaciones de ambas partes.
3. Procedimientos y gestiones administrativas y fiscales.
4. Gestiones de facturación y las operaciones encaminadas para su efectividad.
5. Gestión económica y contable.
6. Histórico de relaciones comerciales.
7. Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y financieros.
8. Gestiones tributarias y de recaudo.
9. Encuestas de opinión.
10. Verificar antecedentes comerciales y reputaciones, además de eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.
11. Realizar reportes y consultas de las obligaciones vigentes o en mora a las centrales de riesgo crediticio y operadores de información legalmente establecidos.
12. Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del titular de la información, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o cualquier otra finalidad que se derive del conocimiento de esta información.
13. Reportar a las centrales de riesgo u otros operadores de datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del titular de la información, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del titular de la información.
14. Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control, en cumplimiento de obligaciones legales.
15. Podrá utilizar sistemas de videovigilancia y/o audiovigilancia dentro y fuera de las instalaciones, cuyas grabaciones podrán ser almacenadas, consultadas y utilizadas con fines de seguridad, prevención de incidentes, probatorias para cualquier asunto, o como soporte en investigaciones internas o requerimientos de autoridades competentes.
16. Las demás que tienen el fin de desarrollar la relación comercial entre Altos Litigios S.A.S. y los proveedores y aliados comerciales o estratégicos y que sean propias de la naturaleza de este tipo de relaciones y sin perjuicio que, conforme a la Ley 1581 de 2012, pueda solicitar, modificar, eliminar y/o corregir la información reportada como titular de los datos personales suministrados.

6.3. Finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los visitantes, personal autorizado y contratistas autorizados.

Altos Litigios S.A.S podrá recolectar y tratar los Datos Personales de los visitantes, personal autorizado y contratistas con las siguientes finalidades:

 

1. Garantizar y proteger la seguridad de las personas, bienes e instalaciones de Altos Litigios S.A.S, para lo cual podrá llevar un control de acceso e identificación de quienes ingresan o permanecen en sus sedes.
2. Contar con la información necesaria, en caso que se presente una emergencia al interior de las instalaciones de Altos Litigios S.A.S.
3. Podrá registrar el ingreso y salida de visitantes, contratistas, personal autorizado y vehículos, así como el ingreso o salida de equipos y objetos, con fines de control y trazabilidad.
4. Podrá utilizar sistemas de videovigilancia y/o audiovigilancia dentro y fuera de las instalaciones, cuyas grabaciones podrán ser almacenadas, consultadas y utilizadas con fines de seguridad, prevención de incidentes, probatorias para cualquier asunto, o como soporte en investigaciones internas o requerimientos de autoridades competentes.

 

6.4. Finalidades de recolección y Tratamiento de los Datos Personales de los trabajadores y contratistas de Altos Litigios S.A.S.

Altos Litigios S.A.S recolecta, almacena y trata los Datos Personales de sus trabajadores, ex trabajadores, aspirantes, contratistas y sus beneficiarios, con las siguientes finalidades:

1. Adelantar auditorías y administrar nuestros sistemas y bases de datos.
2. Contactar a los Titulares para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional con los trabajadores.
3. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
4. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en su calidad de Responsable del Tratamiento con el Titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley y el contrato.
5. Desarrollo de programas de prevención y promoción de la salud y seguridad en el trabajo con base en la información médica y de salud ocupacional desde el momento del ingreso, así como durante la ejecución y culminación de las actividades asignadas.
6. Desarrollo de programas de formación, capacitación y entrenamiento según el cargo del trabajador.
7. Ejecutar los contratos que se hayan celebrado con los titulares de los datos personales.
8. Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación contractual existente entre las partes, atender sus solicitudes de información, así como la gestión de sus reclamaciones, tramitación de sus solicitudes de terminación del contrato y de revocación de la autorización para el tratamiento de datos personales.
9. Gestionar las consultas realizadas por los titulares de la información.
10. Gestionar información asociada a la eventual comisión de hechos o circunstancias que impliquen el desarrollo de procedimientos de control ético o disciplinario de conformidad con las disposiciones del reglamento interno aplicable y demás disposiciones normativas aplicables.
11. La generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por Altos Litigios S.A.S.
12. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares.
13. Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios.
14. Para atender las exigencias legales y requerimientos de información de las autoridades administrativas, de la seguridad social y judicial que regulen, supervisen o vigilen las actividades y operaciones de Altos Litigios S.A.S, previo cumplimiento del debido proceso.
15. Para el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo, así como de las políticas internas de Altos Litigios S.A.S.
16. Para verificar la información contenida en la hoja de vida suministrada a Altos Litigios S.A.S.
17. Prevenir el fraude o el uso inadecuado de nuestros servicios.
18. Permitir la creación de casos o usuarios en los sistemas de información de Altos Litigios S.A.S, asociados a la vinculación de trabajadores, así como para el desarrollo de la función estratégica, administrativa, comercial y contable.
19. Registrar la información del grupo familiar de los empleados de Altos Litigios S.A.S para el cumplimiento de los deberes que la Ley señala, así como para hacerlos participes de las actividades de bienestar o beneficios que provea Altos Litigios S.A.S.
20. Realizar un control de acceso a las instalaciones de Altos Litigios S.A.S.
21. Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a Altos Litigios S.A.S.
22. Satisfacer obligaciones legales, como las relacionadas con la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
23. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente.
24. Podrá utilizar sistemas de videovigilancia y/o audiovigilancia dentro y fuera de las instalaciones, cuyas grabaciones podrán ser almacenadas, consultadas y utilizadas para realizar investigaciones o sanciones de índole disciplinarias o penales según sea el caso, o con fines de seguridad, prevención de incidentes, probatorias para cualquier asunto, o como soporte en investigaciones internas o requerimientos de autoridades competentes.
25. Realizar reportes y consultas de las obligaciones vigentes o en mora a las centrales de riesgo crediticio y operadores de información legalmente establecidos.
26. Consultar, en cualquier tiempo, en bases de datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño como deudor del titular de la información, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o cualquier otra finalidad que se derive del conocimiento de esta información.
27. Reportar a las centrales de riesgo u otros operadores de datos sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones crediticias del titular de la información, de sus deberes legales de contenido patrimonial, de su ubicación y contacto, de sus solicitudes de crédito, y otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras o socioeconómicas del titular de la información.

La información suministrada por el Titular, sólo será utilizada para los propósitos aquí señalados. Una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de Altos Litigios S.A.S.

Altos Litigios S.A.S podrá recolectar, transmitir y/o transferir sus Datos Personales a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, siempre y cuando medie previa y expresa autorización del Titular de los Datos Personales.

VII.        Derechos Del Titular De Los Datos Personales.

De conformidad con el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

De conformidad con el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015, los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por:

1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento y alcance de facultades.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

VIII. Deberes Del Responsable Del Tratamiento De Datos Personales.

Establece el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
16. Procedimientos Que Deberá Seguir El Titular Para Ejercer Sus Derechos Sobre Datos Personales.

El Titular de los Datos Personales podrá ejercer sus derechos sobre sus Datos Personales suministrados a través del correo electrónico hablemos@altoslitigios.com el cual es designado para la atención de peticiones, consultas y reclamos sobre Datos Personales al interior de Altos Litigios S.A.S.

 

9.1.  Procedimiento para realizar consultas

El Titular de los Datos Personales, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados debidamente autorizados y acreditados podrán realizar consultas sobre los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de Altos Litigios S.A.S, de acuerdo con las siguientes reglas:

1. Verificación de identidad: La solicitud será analizada para verificar la identidad del solicitante. En caso de que la consulta sea presentada por una persona distinta al Titular, esta deberá acreditar que actúa en representación del mismo conforme a las disposiciones legales vigentes. Si no se acredita dicha representación, la solicitud será rechazada.

1. Plazo de respuesta: Todas las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud, siempre y cuando se trate de solicitud de información o documentos. Para otro tipo de solicitudes, el plazo de atención será de quince (15) días hábiles, contados en los mismos términos.

En ambos casos, si no fuere posible atender la solicitud dentro del plazo establecido, se informará al solicitante antes de su vencimiento, indicando los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar el doble del término máximo al vencimiento del término inicial, según el tipo de solicitud.

 

9.2.  Procedimiento para la presentación de reclamos y para la actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización.

El Titular de los Datos Personales, sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados, podrán presentar reclamos cuando consideren que la información contenida en las bases de datos de Altos Litigios S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales. Para ello, deberán seguirse las siguientes reglas:

1. Verificación de identidad: La solicitud será analizada para verificar la identidad del solicitante. En caso de que la consulta sea presentada por una persona distinta al Titular, ésta deberá acreditar que actúa en representación del mismo conforme a las disposiciones legales vigentes. Si no se acredita dicha representación, la solicitud será rechazada.

1. Requisitos del reclamo: El reclamo debe contener como mínimo la siguiente información: (i) La identificación del Titular; (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto); (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación; (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos; (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (vi) Los documentos que se quiera hacer valer; (vii) Firma y número de identificación.

1. Subsanación del reclamo incompleto: En caso de que el reclamo esté incompleto, Altos Litigios S.A.S requerirá al interesado dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que subsane las falencias.
   Si transcurre un (1) mes desde el requerimiento sin que se presente la información faltante, se entenderá que el solicitante ha desistido del reclamo.

1. Remisión por competencia: Si el área o Altos Litigios S.A.S que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda dentro del término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

1. Registro del reclamo: Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. A partir del día siguiente en que el interesado aporte el reclamo completo y ajustado según lo requerido, se reactivará el término para resolver la reclamación.

1. Plazo de respuesta: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar el doble del término inicialmente previsto.

1. Derecho a la supresión de datos personales: El Titular tiene derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus Datos Personales. La supresión implica la eliminación total o parcial de los Datos Personales de las Bases de Datos, de acuerdo con lo solicitado por el Titular. El derecho de supresión no es absoluto y Altos Litigios S.A.S podrá negar su ejercicio en los siguientes eventos: (i) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos o el Responsable tenga una obligación legal o contractual que le exija mantener el Dato Personal; (ii) La eliminación de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; (iii) Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular o el Responsable.

1. Vigencia De La Política De Tratamiento.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 05 de diciembre de 2024.

Los Datos Personales incluidos en las Bases Datos de Altos Litigios S.A.S sujetas a Tratamiento, permanecerán y serán tratados con base en el criterio de temporalidad por el término contractual que tenga el producto o servicio, durante el período en el que subsista la finalidad para la cual fueron recopilados, más el término que establezca la ley.

Esta Política podrá ser modificada por Altos Litigios S.A.S cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. Únicamente las modificaciones respecto de las finalidades del Tratamiento y de los datos del Responsable del Tratamiento, o cualquier otra modificación sustancial serán comunicadas previamente a los Titulares a través de la página web de la compañía.